Externe Dokumentenarchivierung

Die Archivierung bei REISSWOLF ist die physischer Einlagerung Ihrer Akten und Dokumente in unseren Hochsicherheitsarchiven. Darin inkludiert ist die digitale Verwaltung, der Zugriff auf Ihre Originalunterlagen, auch als Scan-on-Demand möglich und natürlich auch die optionale Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Sie können alle Arten von Papierdokumenten bei REISSWOLF archivieren lassen: Ordner, Hefter, Hängeregister, Mappen, mit Papier gefüllte Stehpultordner, Verträge, Personalakten, Patientenakten, technische Zeichnungen u. v. m.

Wir bieten auch die sichere Einlagerung sowie den regelmäßigen Austausch von Datenträgern und Speichermedien wie Festplatten oder Datenbändern an. Gern erstellen wir ein individuelles Angebot. Kontaktieren Sie uns dazu gern.

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Nach dem Eingang Ihrer Unterlagen über den von Ihnen gewählten Transportweg, erfassen wir die Daten Ihres Ordnerrückens/Aktendeckels, versehen jede Akte mit einem Barcode und lagern sie sicher in einem unserer Hochsicherheitsarchive ein.

Sie behalten jederzeit die Kontrolle und den Überblick, da Ihnen alle erfassten Daten digital im REISSWOLF archive. manager. online zur Verfügung stehen. Sie haben einen vollständigen Überblick über Ihren gesamten Archivbestand und können ab sofort jede Aktenbewegung nachverfolgen sowie Zugriff im Original oder als Scan-on-Demand anfordern.

Je nach PLZ-Gebiet werden Ihre Unterlagen durch REISSWOLF oder mittels sicherer Transportboxen innerhalb weniger Tage abgeholt. Alternativ können Sie die Unterlagen nach Terminvereinbarung auch selbst anliefern.

Adresse Selbstanlieferung:

REISSWOLF Archivservice GmbH
Wilhelm-Bergner-Straße 3 A
21509 Glinde

So funktioniert der Versand per Transportboxen:
Die Transportboxen werden Ihnen inkl. Plomben und Versandetikett angeliefert. Ihre Unterlagen werden von Ihnen in die Boxen gepackt und anschließend werden die Boxen mit den Plomben versiegelt und das Rücksendeetikett wird aufgeklebt. Die gepackten und versiegelten Boxen werden schnell und nachverfolgbar per genehmigtem Subunternehmer in unser Archivierungszentrum geliefert.

Die Abholung und Einlagerung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage nach Auftragserteilung. Nach Eingang im Erfassungszentrum werden die Akten innerhalb von 2-4 Wochen erfasst und stehen Ihnen ab diesem Zeitpunkt online zur Verwaltung zur Verfügung. Wie lange Ihre Unterlagen bei uns archiviert werden sollen, bestimmen Sie natürlich selbst.

Die Archivdauer bestimmen Sie selbst. Die Mindestvertragsdauer liegt bei 12 Monaten. Sie können jederzeit Akten anfordern oder zur Vernichtung freigeben.

Ja, mit unserer webbasierten Archivsoftware REISSWOLF archive. manager., können Sie jederzeit Ihre Akten anfordern. Auf Wunsch auch digital als Scan-on-Demand.

REISSWOLF bietet Ihnen den höchsten Datenschutz, denn wir arbeiten immer nach den höchsten Sicherheitstandards: ISO 9001, ISO/IEC 27001, DSGVO-konform, inkl. Zutrittskontrollen, Videoüberwachung und Brandschutzsystemen.

Die Kosten der Archivierung bei REISSWOLF richten sich nach Ihrer einzulagernden Menge an Akten und Ihrer gewünschten Transportart. Alle Kosten werden Ihnen transparent angezeigt (Einmalkosten und laufende Gebühren).

Die Kosten für optionale Leistungen, z. B. Anforderungen von Originalunterlagen oder Scan-on-Demand, finden Sie im Vertrag.

Ja, sie können jederzeit einzelne Akten zurückfordern, als Scan-on-Demand anfordern oder eine datenschutzkonforme Vernichtung beauftragen.

Ja, mit unserer webbasierten Software REISSWOLF archive. manager. verwalten Sie Ihren gesamten Aktenbestand effizient und einfach digital. Sie können jederzeit standortunabhängig Ihre Einlagerungen sehen, durchsuchen und filtern. Außerdem lassen sich Akten in physischer oder digitalisierter Form anfordern sowie die datenschutzkonforme Vernichtung beauftragen. Alle Aktenbewegungen werden stets rechts- und revisionssicher dokumentiert.

Beim REISSWOLF Scan-on-Demand-Service digitalisieren wir bei kurzfristigem Bedarf Ihre Akten und stellen Ihnen die Scans schnell und sicher über unsere webbasierte Archivsoftware zur Verfügung. So erhalten Sie kurzfristig Zugriff auf Ihre Unterlagen, ohne dass wir die physischen Dokumente zu Ihnen transportieren müssen.

Ja, selbstverständlich stellen wir Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Diese ist fester Bestandteil unserer Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Sie erhalten die AVV automatisch im Bestellprozess.

Während des gesamten Einlagerungsprozesses steht Ihnen eine Ansprechperson (Projektleitung) zur Seite, welche Ihnen gerne Fragen während der Zusammenarbeit und darüber hinaus beantwortet.