Post-Scanservice für digitales Briefpostmanagement

Der Post-Scanservice von REISSWOLF ist eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen diese über die sichere Cloud-Lösung REISSWOLF dok. suite. zur Verfügung. Sie haben Zugriff via Webbrowser und per mobilen App. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke für 90 Tage sicher archiviert und danach datenschutzkonform vernichtet. Sollten Sie ein Original benötigen, haben Sie während der 90 Tage Zeit dieses anzufordern.

1. Einrichten der REISSWOLF dok. suite.

Nach Registrierung und Bestellabschluss richten wir Ihre REISSOWLF dok. suite. ein. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden Ihre persönlichen Zugangsdaten. Damit ist Ihre Anmeldung per App und Webbrowser möglich und Sie können ab sofort durchstarten.

2. Verifizieren

Parallel erhalten Sie nach der Bestellung per Post einen Brief, der Ihre Daten zur Online-Verifizierung enthält. Sobald Sie sich erfolgreich verifiziert haben, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein. Nach Aktivierung seitens der Deutschen Post, wird Ihre Briefpost automatisch zu uns umgeleitet.

3. Anlegen eines digitalen Postfachs

Nach erfolgreicher Verifizierung wird innerhalb der REISSWOLF dok. suite. ein digitales Postfach für Sie angelegt. Hier gehen zukünftig Ihre Poststücke digital ein.

4. Post wird täglich gescannt

Ihre Post wird maschinell geöffnet und über High-End-Scanner in ein PDF-Dokument mit Volltextsuche umgewandelt. Ihre Post wird tagesaktuell verarbeitet. Alle Briefe, die vor 12 Uhr eingehen, sind noch am gleichen Tag für Sie abrufbar.

5. Post per App oder Webbrowser abrufen

Die digitalisierte Eingangspost wird gesichert in Ihre REISSWOLF dok. suite. übertragen. So haben Sie Ihre Briefpost tagesaktuell und bequem immer dabei.

Übersichtlich, sicher und jederzeit griffbereit. Mit der REISSWOLF dok. suite. App können Sie von unterwegs Ihre Tagespost einsehen und direkt bearbeiten. So behalten Sie immer den Überblick und haben Zugriff auf wichtige Korrespondenz. Ihnen steht das Webportal sowie die mobile App zur Verfügung. Die Anwendung ist als native mobile App für Android und iOS in den App Stores downloadbar.

Einige Vorteile und Funktionen der REISSWOLF dok. suite. App:

• Brief-Dokumente erscheinen tagesaktuell in Ihrer zentralen Postbox.
• Push-Nachrichten bei Eintreffen der Post.
• Flexible Suchmöglichkeiten, auch nach dem Volltext.
• Teilen, Weiterleiten, Exportieren und Löschen von Dokumenten.
• Dokumente als Favoriten anlegen.
• Dokumente als ungelesen markieren.
• Dokumente als Original bestellen.
• Automatische Texterkennung (OCR).
• Die Versandadresse für Sammel- Bestellungen bearbeiten.
• Die Anforderungen nach Ihrem Typ filtern.
• Die Lieferadresse für physische Poststücke vor der Bestellung ändern.
• Eigene Strukturen für die Postablage anlegen.

Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung. Darüber hinaus besitzen wir alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt Ihrer Post zu gewährleisten.

ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement

ISO/IEC 27001:2017 Informationssicherheit

ISO 14001 Umweltmanagement

ISO/IEC 21964 (analog DIN 66399) Akten- und Datenträgervernichtung

Aktuell wird über unsere “Standard-Bestellstrecke” im Online-Shop nur die Post der Deutschen Post zu uns umgeleitet. Sofern auch die Post anderer Kurierdienstleister zu uns umgeleitet werden soll, kontaktieren Sie uns gern und wir prüfen die Umsetzung. Zum Kontakt.

Absender und Empfänger werden über unseren Standard nicht ausgelesen. Sprechen Sie uns hierfür gern an und Sie erhalten ein individuelles Angebot. Zum Kontakt.

Standard-Post wird geöffnet und digitalisiert.

In diesem Kontext gilt REISSWOLF als empfangsberechtigte Person. Das Schreiben wird Empfänger, Bevollmächtigten oder Empfangsberechtigten persönlich gegeben. Diese müssen den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Schreiben kann auch von einer “empfangsberechtigten” Person entgegengenommen werden. Das könnte beispielsweise ein Ehepartner sein. Das Einschrieben kann an uns nachgesandt werden.

Einwurf-Post wird geöffnet und digitalisiert.

Bei der Zustellung wird nur dokumentiert, dass das Schreiben in den Briefkasten der Empfänger gelegt wurde. Das Einschrieben wird an uns nachgesandt.

Post mit dem Lable Eigenhändig wird nicht geöffnet und digitalisiert.

Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Einschrieben wird nicht nachgesandt. Es wird aber eine Benachrichtigung hinterlassen.

Rückschein - Post wird geöffnet und digitalisiert.

Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen. Das Einschrieben wird nicht nachgesandt. Es wird aber eine Benachrichtigung hinterlassen.

Unsere Bestellstrecke richtet sich an gewerbliche Kunden. Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Post wird vor dem Öffnen im Standard nicht aussortiert. Sofern diese Poststücke vor dem Öffnen aussortiert werden sollen, sprechen Sie uns gern an. Hierfür erstellen wir gern ein separates Angebot. Zum Kontakt.