Mit Indexierung & Texterkennung (OCR)
Abholung oder Anlieferung innerhalb von 7 Werktagen
Größtmögliche Datensicherheit und Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren.
Unsere Kunden vertrauen auf unsere jahrzehntelange Erfahrung im sicheren Umgang mit Daten.
Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Unterlagen?
Wenn die Unterlagen bei uns eingetroffen sind, erhalten Sie die digitalisierten Daten in der Regel innerhalb von 2-4 Wochen nach Eingang bei uns.
Gibt es eine Mindestmenge für den Scan-Auftrag?
Nein – wir digitalisieren sowohl einzelne Ordner als auch ganze Archivräume. Für ein Angebot über große Mengen sprechen Sie gern unseren Vertrieb an.
Wie werden meine Daten geschützt?
Unser Scanprozess ist nach ISO 27001 und DIN 9001 zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Alle Prozessschritte laufen systemgesteuert nacheinander ab. Zeit, Bearbeiter und technischen Parameter werden dabei protokolliert. Mit unserer Software gewährleisten wir die sichere Verarbeitung jeder einzelnen Seite und den vollständigen Nachweis darüber.
Welche technischen Anforderungen gibt es für die digitale Nutzung?
Die Daten sind universell nutzbar – auf jedem System, in Ihrer DMS- oder Cloudlösung, oder unseren Systemen, wie der REISSWOLF dok. suite. oder der ELO ECM Suite.
An wen kann ich mich bei Fragen während der Umsetzung wenden?
Während des gesamten Digitalisierungsprojektes steht Ihnen eine Ansprechperson (Projektleitung) zur Seite, welche Ihnen gerne Fragen während der Zusammenarbeit und darüber hinaus beantwortet.
Wie funktioniert der Scanservice von REISSWOLF?
REISSWOLF übernimmt den gesamten Digitalisierungsprozess für Sie: die kontrollierte Übernahme Ihrer Unterlagen, die Vorbereitung (wie das Entheften und Entklammern), das Scannen aller Seiten, die Qualitätssicherung und die Aufbereitung für die Übergabe via sicherem passwortgeschützem Freigabelink. Dabei erfolgt eine Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.
Optional bieten wir Ihnen auch gerne unsere Dokumenten-Cloud an – dort können Sie Ihre Daten bequem archivieren oder weiterverarbeiten.
Welche Unterlagen können gescannt werden?
Wir scannen so gut wie alles – von Aktenordnern über Hefter bis hin zu großen Plänen oder ganzen Büchern.
Wie werden die Akten gescannt?
Die Digitalisierung Ihrer Unterlagen erfolgt als hochwertiger Duplex-Farbscan mit 300 dpi im langzeitarchivtauglichen PDF/A-Format. Jede Akte (z. B. Ordner, Hefter oder Buch) wird als eine zusammenhängende Datei gescannt.
Durch die integrierte Texterkennung (OCR) sind die digitalen Dokumente volltextdurchsuchbar.
Nach dem Scanvorgang durchläuft jedes Dokument eine zufällige Qualitätskontrolle. Zudem erfolgt eine automatische Nachbearbeitung: Leerseiten unterhalb eines definierten Schwellenwerts (< 3 KB) werden entfernt, und falsch ausgerichtete Seiten werden systemseitig in Leserichtung gedreht.
Die Benennung der Dateien richtet sich nach Ihren Vorgaben – etwa basierend auf dem Ordnerrücken, Aktendeckel oder einem Deckblatt – sodass eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage und ein schnelles Wiederfinden gewährleistet ist.
Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Unterlagen?
Wenn die Unterlagen bei uns eingetroffen sind, erhalten Sie die digitalisierten Daten in der Regel innerhalb von 2-4 Wochen nach Eingang bei uns.
In welchem Format erhalte ich die gescannten Dokumente?
Standardmäßig liefern wir PDF/A-konforme Dateien – ideal für die revisionssichere Archivierung.
Wie erfolgt die Übergabe der digitalisierten Unterlagen?
Sie erhalten die Daten über einen sicheren, passwortgeschützten Download-Link. Alternativ bieten wir Ihnen gerne unsere Dokumenten-Cloud REISSWOLF dok. suite. an. Dort hochgeladen, können Sie Ihre Dateien direkt archivieren oder weiterverarbeiten.
Wie werden meine Daten geschützt?
Unser Scanprozess ist nach ISO 27001 und DIN 9001 zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Alle Prozessschritte laufen systemgesteuert nacheinander ab. Zeit, Bearbeiter und technischen Parameter werden dabei protokolliert. Mit unserer Software gewährleisten wir die sichere Verarbeitung jeder einzelnen Seite und den vollständigen Nachweis darüber.
Sind die gescannten Dokumente durchsuchbar (OCR)?
Ja, im Standard führen wir eine Texterkennung (OCR) durch, damit Sie Ihre Unterlagen komfortabel durchsuchen und weiterverarbeiten können.
Welche Daten werden erfasst? Erfolgt eine Indexierung?
Wir erfassen Ihre individuellen Daten gemäß Ordnerrücken, Aktendeckel oder Deckblatt (bis zu 30 Zeichen).
Wie erfolgt die Vorbereitung der Unterlagen für die Digitalisierung?
Wir übernehmen das Entheften, Glätten, Entklammern, Enttackern sowie das Entfernen von Folien – Sie müssen nichts vorbereiten.
Wie werden die Akten aufbereitet, wenn ich mich für die Rücklieferung oder Archivierung der Originale nach dem Scan-Vorgang entscheide?
Die Seiten werden lose in die Akte zurückgelegt und mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften, Klammern oder sonstiges Einsortieren erfolgt im Standard nicht.
Kann ich auch regelmäßig meine Geschäftspost digitalisieren lassen?
Ja, mit unserem Post-Scanservice übernehmen wir die tägliche Digitalisierung.
Wie erfolgt der Transport der Unterlagen?
Je nach PLZ-Gebiet werden Ihre Unterlagen durch REISSWOLF oder mittels sicherer Transportboxen innerhalb weniger Tage abgeholt. Alternativ können Sie die Unterlagen nach Terminvereinbarung auch selbst anliefern.
Adresse Selbstanlieferung:
REISSWOLF Digital Services GmbH
Wilhelm-Bergner-Straße 3 A
21509 Glinde
So funktioniert der Versand per Transportboxen: Die Transportboxen werden Ihnen inkl. Plomben und Versandetikett angeliefert. Ihre Unterlagen werden von Ihnen in die Boxen gepackt und anschließend werden die Boxen mit den Plomben versiegelt und das Rücksendeetikett wird aufgeklebt. Die gepackten und versiegelten Boxen werden schnell und nachverfolgbar per genehmigtem Subunternehmer in unser Scanzentrum geliefert.
Welche Kosten sind zu erwarten?
Der Preis ist abhängig von den gewählten Unterlagen und den Mengen. Alle Informationen hierzu können Sie dem Bestellprozess, unserem FAQ-Bereich oder unserer Webseite entnehmen.
Was passiert, wenn mein Ordner, meine Akte oder mein Buch mehr Seiten enthält als die im Onlineshop angegebene Maximalmenge?
Unsere Preisangaben im Onlineshop (z. B. bis zu 450 Seiten für einen breiten Ordner) basieren auf durchschnittlichen Mengen mit einem gewissen Puffer. Selbstverständlich scannen wir immer den gesamten Inhalt, auch wenn ein Ordner, eine Akte oder ein Buch einmal deutlich voller ist.
Sollte die tatsächliche Seitenanzahl die angegebene Maximalmenge überschreiten, berechnen wir die zusätzlichen Seiten einzeln:
Sie erhalten selbstverständlich eine vollständige Digitalisierung – transparent und nachvollziehbar.
Bei Fragen oder Unsicherheiten zu Umfang und Preis nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Welche Unterlagen können gescannt werden?
Wir scannen so gut wie alles – von Aktenordnern über Hefter bis hin zu großen Plänen oder ganzen Büchern.
Was passiert mit meinen Originalen nach dem Scannen?
Das entscheiden Sie: Entweder bekommen Sie die Originale zurück, wir lagern sie in unseren Hochsicherheitsarchiven (in Deutschland) ein oder wir vernichten sie nach Freigabe datenschutzkonform.
Wie werden die Akten aufbereitet, wenn ich mich für die Rücklieferung oder Archivierung der Originale nach dem Scan-Vorgang entscheide?
Die Seiten werden lose in die Akte zurückgelegt und mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften, Klammern oder sonstiges Einsortieren erfolgt im Standard nicht.
Wie lange werden die Originale aufbewahrt bzw. zwischengelagert?
Das ist abhängig von Ihrer gewählten Lösung für Originalunterlagen:
1) Aktenvernichtung: Ihrer Unterlagen werden 4 Wochen kostenfrei zwischengelagert, bevor sie nach Ihrer schriftlichen Freigabe datenschutzkonform vernichtet werden.
2) Archivierung: Ihre Unterlagen werden nach der Digitalisierung im Hochsicherheitsarchiv eingelagert - Sie entscheiden wie lange.
3) Rücklieferung: Nach der Digitalisierung wird ein Termin für die Rücklieferung Ihrer Unterlagen mit Ihnen abgestimmt. Die Unter Spätestens nach 4 Wochen werden die Unterlagen zurückgeschickt.
Wer vernichtet die Originale?
Die Originale werden innerhalb der REISSWOLF Gruppe über die REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH datenschutzkonform vernichtet gemäß DIN 66399 und ISO/IEC 21964 in der Sicherheitsstufe 3, Schutzklasse 4.
Wie werden meine Daten geschützt?
Unser Scanprozess ist nach ISO 27001 und DIN 9001 zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Alle Prozessschritte laufen systemgesteuert nacheinander ab. Zeit, Bearbeiter und technischen Parameter werden dabei protokolliert. Mit unserer Software gewährleisten wir die sichere Verarbeitung jeder einzelnen Seite und den vollständigen Nachweis darüber.
Welche technischen Anforderungen gibt es für die digitale Nutzung?
Die Daten sind universell nutzbar – auf jedem System, in Ihrer DMS- oder Cloudlösung, oder unseren Systemen, wie der REISSWOLF dok. suite. oder der ELO ECM Suite.
Wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen?
Ja, selbstverständlich stellen wir Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Diese ist fester Bestandteil unserer Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Sie erhalten die AVV automatisch im Bestellprozess.
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